AI gebruiken op het werk: waarom zomaar beginnen vaak tegenvalt

Geplaatst op 02-10-2026

"Schrijf een mail naar mijn klant."

Wie voor het eerst met een AI-assistent werkt, begint vaak met dit soort opdrachten. Een paar seconden later verschijnt er inderdaad een complete e-mail op het scherm. Technisch gezien heeft de AI precies gedaan wat er gevraagd werd. Toch voelt de tekst vaak niet helemaal goed.

De mail is te formeel, bevat informatie die je zelf nooit zou noemen of klinkt alsof hij door iemand anders is geschreven. Na een paar van zulke ervaringen ontstaat al snel de conclusie dat AI eigenlijk helemaal niet zoveel toevoegt.

Maar meestal ligt het probleem niet bij de mogelijkheid van de software. De opdracht bevatte simpelweg te weinig informatie.

Een collega zou je ook meer uitleg geven

Stel dat je dezelfde opdracht aan een nieuwe collega zou geven. Je zegt alleen: "Schrijf even een mail naar deze klant."

Waarschijnlijk kijkt diegene je aan en vraagt vervolgens waar de mail over moet gaan, wie de klant is, wat er eerder besproken is en wat je met het bericht wilt bereiken.

Bij AI vergeten we dat soort informatie opvallend vaak. We typen één zin en verwachten vervolgens dat het systeem precies begrijpt wat we bedoelen.

Een betere opdracht zou bijvoorbeeld uitleggen dat een bestaande klant twee weken geleden een offerte heeft ontvangen, dat je vriendelijk wilt informeren of er nog vragen zijn en dat de tekst informeel maar professioneel moet klinken. Ineens heeft AI voldoende context om een veel bruikbaarder resultaat te maken.

Dat principe geldt niet alleen voor teksten. Ook wanneer je informatie wilt analyseren, ideeën zoekt of een document wil samenvatten, bepaalt de context voor een groot deel wat je terugkrijgt.

Daarom is leren werken met AI uiteindelijk belangrijker dan alleen toegang krijgen tot de nieuwste tool. Tijdens een microsoft copilot training kun je bijvoorbeeld leren hoe je opdrachten beter opbouwt en wanneer je verschillende AI-mogelijkheden inzet. Dat maakt het verschil tussen af en toe experimenteren en AI daadwerkelijk onderdeel maken van je werkdag.

Goede prompts hoeven geen halve pagina lang te zijn

Rond AI is ondertussen een complete wereld ontstaan rondom het schrijven van prompts. Daardoor kan het lijken alsof je een soort programmeertaal moet leren voordat je goede resultaten krijgt. Dat valt gelukkig mee.

Een goede prompt hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het helpt vooral wanneer duidelijk is wat je wilt bereiken, welke informatie belangrijk is en hoe het eindresultaat eruit moet zien.

Stel dat je notulen van een vergadering hebt. "Vat dit samen" kan prima werken, maar je kunt ook aangeven dat je alleen de genomen besluiten en actiepunten wilt zien, inclusief de verantwoordelijke persoon en eventuele deadline. Dezelfde broninformatie levert dan een totaal ander resultaat op.

Het handige is dat je niet iedere keer opnieuw hoeft te beginnen. Als een antwoord niet goed genoeg is, kun je aangeven wat er ontbreekt. "Maak het minder formeel", "haal de eerste alinea weg", "gebruik alleen informatie uit het document" of "geef meer aandacht aan de financiële gevolgen" zijn allemaal manieren om verder te werken met een eerste resultaat.

AI wordt daarmee minder een zoekmachine waar je één vraag aan stelt en meer een assistent waarmee je een taak in meerdere stappen uitvoert.

De beste toepassing verschilt per medewerker

Binnen één organisatie kunnen de toepassingen behoorlijk uiteenlopen. Iemand van sales kan AI gebruiken om een gesprek voor te bereiden. Marketing kan hulp krijgen bij een eerste content opzet. HR kan bestaande informatie samenvatten en iemand op kantoor kan lange documenten sneller doorzoeken.

Daarom werkt het vaak niet om medewerkers simpelweg te vertellen dat ze "meer met AI moeten doen". Zonder concrete voorbeelden blijft dat nogal abstract.

Interessanter is om gedurende een normale werkweek eens bij te houden welke werkzaamheden veel tijd kosten. Niet alleen de grote projecten, maar juist kleine terugkerende taken. Een e-mail schrijven, gegevens ordenen, informatie zoeken, een tekst herschrijven of een vergadering voorbereiden.

Vervolgens kun je per taak bekijken of AI ergens in het proces kan helpen. Soms zal het antwoord nee zijn. Niet ieder proces hoeft met AI uitgevoerd te worden. Maar bij andere werkzaamheden ontdek je misschien dat een taak van twintig minuten ineens in vijf minuten voorbereid kan worden.

En dan begint de rekensom interessant te worden. Vijf minuten tijdwinst lijkt nauwelijks de moeite waard. Vijf minuten per dag is op jaarbasis al snel vele uren.

De echte waarde van AI zit daarom niet alleen in indrukwekkende demonstraties. Het zit vooral in tientallen kleine momenten waarop je iets sneller kunt doen dan gisteren. Daarvoor moet je alleen wel weten hoe je de technologie goed aanstuurt.